1业主与监理单位的协调沟通
业主与监理单位沟通是业主协调沟通管理的重点。公路工程项目时间紧、任务重、涉及面广,工程的建设管理非常复杂,业主又由于自身时间、精力和专业等方面的限制,不可能将全部管理工作由自己来完成。因此,业主通过委托协议和合同,授权监理工程师对工程项目进行四控制、两管理、一协调工作(即投资、工期、质量和安全控制,合同和信息管理,参加建设各单位之间的工作协调)。在工程建设过程中,业主处理好与监理方的关系,对整个工程建设的顺利进行起到极为关键的作用。我们应该在工程建设过程中,加强业主与监理的沟通,通过协调,让业主单位充分了解监理的能力,对监理服务可能达到的效果充满信心,另一方面监理方亦可以了解建设方的意图、需要和关注焦点等信息,在分析信息的基础上,向业主方提供专业的、有针对性的监理服务。
为实现业主与监理的和谐关系,监理除严格按监理合同规定履行职责,编制监理规划、监理月报,召开监理例会、专题会议以及技术交底会,图纸会审会外,更应树立起顾客至上的监理观念,尊重业主代表,遇事主动和业主代表协商,维护业主的合法权益。若业主对监理工作不了解、不理解时,提出一些不恰当的要求,要采取适当的方式加以说明或解释。对于原则问题,可采取书面报告等方式说明原委,向业主提出建议,使业主能够做出正确的决定。
2业主与设计、施工等承包单位的协调沟通
承包单位首先要理解业主单位的建设意图、理解总目标、反复阅读合同或项目任务文件,从而确定承包单位部今后的工作目标与方法。承包单位明确了项目的目标,项目的参与者对项目的总目标达成共识,沟通为总目标服务,以总目标作为群体目标,作为大家的行动指南。当业主与承包单位之间、各分包商之间产生矛盾时,沟通的目的就是要化解组织之间的矛盾和争执,使在行动上协调一致,共同完成项目的总目标。另外,承包商通过与业主畅通的沟通交流,应能够及时领会业主对项目的各种信息、目标及其变化,并将业主的要求得以迅速的贯彻实施。其次,业主与承包单位一起投入工程项目实施过程,而不仅仅是业主知道某一部分或一个成果。业主单位通常是其他专业或领域的人,并不是施工专业人员,所以他们对项目施工懂的较少。承包单位及时将对合同的履行情况和项目的实施进展情况及实施期间遇到的问题和要求,通过沟通手段及时反映给业主,让业主理解项目施工过程,使他成为专家,减少他的非专业干预和指挥,在业主决策之前让他有充分的信息,让他了解项目的全貌、项目实施情况、方案的利弊得失和对目标的影响。尊重业主,随时通报情况以及及早通知业主应由他完成的工作。业主对项目参与的全过程,能加深他对项目困难的印象,使他的决策更为符合实际,在一定程序上予以支持。业主与承包单位双方对项目理解越深,期望越清楚,则争执越少。
3业主与供应单位的协调沟通
业主应在项目管理实施规划的指导下,认真做好材料需求计划,充分考虑材料供应商的生产能力、资质及信誉,认真调查市场,在确保材料质量和供应的前提下选择供应单位。选择适当的材料采购价格,保证供应商的正常利润。为保证双方的顺利合作,业主应与材料供应单位签订供应合同。合同中明确调价条款,明确规定材料拖期责任,明确违约条款。另外,业主与材料供应商可以建立基于业务的长期合作关系,与一些关键材料供应商签订长期供货协议,培育相互信任的良好关系。
4承包单位与监理单位的协调沟通
为建立承包单位与监理单位良好的合作伙伴关系,一方面,从承包单位的角度看,承包单位应及时向监理机构提供有关生产计划、统计资料、工程事故报告等,应按《建设工程监理规范》的规定和施工合同的要求,接受监理单位的监督和管理,搞好协作配合。承包单位应充分了解监理工作的性质、原则,尊重监理人员,对其工作积极配合,始终坚持双方目标一致的原则,并积极主动地工作。在合作过程中,承包单位应注意现场签证工作,遇到设计变更、材料改变或特殊工艺以及隐蔽工程等应及时得到监理人员的认可,并形成书面材料,尽量减少与监理人员的摩擦。承包单位应严格地组织施工,避免在施工中出现敏感问题。与监理人员意见不一致时,双方应以进一步合作为前提,在相互理解、相互配合的原则下进行协商,承包单位应尊重监理人员或监理机构的最后决定。另一方面,从监理单位的角度看,既要维护建设单位的利益,也不能损害承包单位的合法利益。监理单位应意识到,监理单位与承包单位的关系是监理与被监理的关系,但又是平等主体的关系,在观念上应该认为自己是提供监理服务。监理人员要克服用上级与下级、领导与被领导的态度处理工程中的诸多事情,尽量少的对承包商行使处罚权,或经常以处罚相威胁,应强调各方面利益的一致性和地位的平等。另外,监理工程师依据工程监理合同对工程项目实施监理,对承包商的工程行为进行监督管理,同时一般要求监督与帮助结合。监理人员运用好自身的专业知识与管理技能,为施工单位提供建设性意见,同时采纳施工单位提供的合理化建议。监理不仅要发现问题、提出问题,而且要善于协助施工单位解决问题。最后,由于承包商对监理程序和要求不熟悉,不做好沟通就可能引起承包商对监理工作的对抗。为了减少对抗、消除争执,监理工程师应鼓励承包商将项目实施状况、实施结果以及遇到的困难和意见向他汇报,双方了解得越多越深刻,争执就越少,共同实现项目的总目标。
5施工单位与设计单位、供应单位的沟通
施工单位应在设计交底、图纸会审、设计洽商与变更、地基处理、隐蔽工程验收和交工验收等环节与设计单位密切配合,同时应接受业主和监理单位对双方的协调。建设项目开工之前,施工单位要主动沟通了解设计的进展情况。在设计交底和图纸会审工作中,施工单位应与设计单位进行深层次交流,准确把握设计,对设计与施工不吻合或设计中的隐含问题应及时予以澄清和落实;对于一些争议性问题,应利用业主与监理工程师的职能,避免正面冲突。施工过程中,施工单位应注重与设计单位的沟通,将设计与施工方面的矛盾消息及时反馈给设计方,主动与设计单位磋商,协助设计方妥善处理设计与施工之间的不符或矛盾,积极支持设计单位的工作,同时也争取设计单位的支持。
总之,公路工程项目各参与成员间的协调沟通既是公路项目管理水平的具体体现,直接影响到各方的经济效益,也在很大程度上决定了公路项目最终各目标的实现与否。公路工程项目建设过程中,各参与方只有将各项协调沟通措施有机地融为一体,协调一致、齐心协力、步调一致,解决掉经常性的利益冲突,才能实现既定目标,顺利完成公路工程建设任务。
