印章管理是企业风险关键点
印章是企业开展业务的桥梁，其法律效力、重要性不容忽视。印章管理一直是企业实务中的难点问题。以建筑企业为例，由于建筑企业点多面广，分子公司、地方项目遍布全国，形成印章多且分散的局面。而大量的招投标、项目合同等频繁用章，难免出现合同把关不严的现象。时常可见建企内部人员、项目经理、项目老板等，利用或私刻公司印章签订购销合同、借款、私吞公款，然而集团总部却毫不知情，直到被官司找上门才能发现。
建筑企业相关合同往往少则数十万，多则千万上亿，一旦出现任何疏忽损失巨大。象征着公司公信力和权利的公章，在无为或无效的监管之下，通常只能成为不法之徒获取利益的工具。所以建筑企业想抓紧印章管理这一风险口，目前普遍有两种管理方法，设置专人人管章，或者总部集中管理印章。而这两种方式都不能够有效管理印章，原因如下：
第一种方法，将印章交由专职人员等保管。建筑企业普遍认为，专职人员一定具备管好印章的专业素养，从而走入信任误区。专职人员管理好一枚印章需要具备两个必要条件，一是对公司忠诚，有意愿保管好印章；二是有足够的业务技能，能够识别出印章使用过程中的各种风险。能够同时符合这两点，对专职人员自身素质和公司投入的培养成本都有极高的要求。除此之外，即使将符合条件的专职人员带章外派到项目、工地上去，能否抵抗利益诱惑、人情交际，被允许插手、监管项目事务，也是困境之一。种种因素复杂多变，都是印章安全合规使用的障碍。
第二种方法，为了避免印章使用风险，不少建筑企业选择将印章集中在总部进行管理，需盖章文件都从各地快递到集团总部来。偶尔紧急情况，会派专人携带印章外出使用。且不论出差人员的潜在风险，单论印章出差期间，集团无章可用导致公司业务延误，也将造成较大损失。合同来往的过程中，快递成本、时间成本都会对公司业务开展造成阻碍。另外由于印章使用不便、成本过高，经常会促使分子公司、项目自行刻制私章使用，这无形又将印章置于无监管的状态之下。
智能印章颠覆传统印章管理
从现有管理弊端到潜在巨大风险，都要求建筑企业加强印章管理，对印章的刻制、使用、保管、回收、销毁等流程进行规范，从源头上预防因印章使用管理不当引起的合同纠纷。既往的传统印章风险管理方式本身漏洞较多，且已不适用建筑企业越发庞大的体量和日益复杂的经济环境。据了解，市面上已经出现了新型的“互联网+”智能印章，帮助企业降低印章管理风险，把控业务损失。
以一款名叫“掌印”的产品为例，掌印是上海建业信息科技股份有限公司（股票代码：838581）历时2年零6个月自主研发的，针对传统印章风险管理提供的整套解决方案，由印章管理平台、手机APP和智能印章共同组成。
掌印可实现印章的刻制、保管、使用、销毁全过程把控，特别注意的是，它能帮助企业掌握每一次印章使用情况，用印时间、地点、使用人、使用内容等信息即时查看。建筑企业即使印章再多，也能通过这样的新型管理方式，对每一枚印章了如指掌。
掌印通过物联网、移动互联技术给传统印章加上了“智能锁”，变成了一枚与传统印章大小类似的智能印章。由企业领导对需盖章文件进行审批后，方确认是否可以打开，进行自动盖章操作，这将业务的安全性也牢牢握在企业手中。结合掌印平台，掌印可对印章使用前可控制、使用中可监控、使用后可追溯，从而帮助企业有效地把控业务风险。
建筑企业也可通过掌印，随时随地、轻松实现集团总部与分子公司、地方项目之间的实时联动，放心将印章下放到各地，极大地提高了工作效率，降低成本，更重要的是规避绝大多数由印章管理不善造成的业务风险。
建筑企业也应提高印章管理意识，印章虽小，事关重大。当传统的管理、制度手段无法有效监管时，可寻求新时代、新技术环境下的新型印章管理方式。
