展览会和博览会是市场营销的有效手段，但是十分昂贵，就像展览会设计业有一句玩笑话，“展览是用钱堆出来的” 。但是，及时地进行计划和好的设计可以节省开支，并提高效果。下面是参展商可以参照的理想的时间计划和进行有效组织的建议。 6个月前
要想让展览取得良好的效果，需要提前作大量的工作。参加展览最终目的是提高销售额，因此要尽早确定营销目标和整个参展计划。计划中最重要的内容是确定参展目标(比如是提高知名度还是找到大买家)，并以此确定目标群体。企业可以通过博览会市场的分析，选择最适合的展览会，并且着手做参展预算。
5个月以前
展台的位置对参展的成功起决定性的作用，所以报名参展后，就得要求博览会的组织机构提供位于主干道或者入口的场地。
如果是参加重点展会(即规模比较大的展会，例如汽车展、通讯展、或者机床、电力设备的展览)，或者是希望有较大面积(比如200平米以上)，就应该提前半年定展位。如果企业在参展方面缺少经验和专门知识，临时决定参展，布展的时间很少，展览的效果就不可能好。
4个月以前
博览会期间昂贵的旅馆费用也让人伤脑筋，如果提前预订房间，价格就不会那么高。如果在博览会临召开前再订房间，不仅会有订不到的风险，而且会很贵。
3个月前
企业参加展览会不是被动的等人来看，而是要主动出击。参展的工作人员是展会的主角，因此这个时候就要通知参展的工作人员，让他们做好准备。
2个月以前
同展览设计公司接触越早，所得到的咨询也越完整，这是保证顺利参展的先决条件，因此最晚在博览会开始前一个月，要把委托书交给展览设计公司。设计最少需要1~2周，参展商与展览公司不断交换提案，修正提案，最后确定方案。
1个月以前
制作周期是由展台面积决定的，一般需要15天到1个月。充裕的时间可以保证展台设计方案得到很好的实施。如果拖到最后再做，会导致费用的增加和质量的降低。
这个时候，宣传材料的设计和印制工作也要提上日程了。用哪些宣传材料？这些材料的内容是不是最新的？是不是要补充足够的外文宣传品？有的时候，展览公司也可以帮助设计和制作宣传资料，如果展览公司具备有关的实力，既可以保持印刷材料与展位风格的协调，也可以降低一些成本。
15天以前
展品应该做好托运的准备。专业的展览运输公司常年做这一行。他们受过专业训练，具有专业服务技能，知道展览会的大型仪器设备如何搬运、存放，以及在运输的过程中要注意什么，因此展品和展台的运输都应该委托有专业经验的公司。比如一家跨国公司在中国的一次11个城市的巡回展览，他选择的运输公司为这次运输任务雇佣了5辆载重达10吨的卡车，并且按展台的规格改装了卡车上的集装箱。每到一处的装卸、安装和拆除展台，都有这一家专业运输公司承担。
10天以前
对展台的工作人员来说，很快就要面临紧张的工作。现在是最后一次培训的机会。受过培训的、态度和善和有专业知识的展台人员，也会决定参展是否成功。据统计，劲头十足的团队比懒洋洋的工作人员所招揽到的参观者要多20%。
有时用小点心和饮料招待参观者能产生很好的效果，因此现在就要着手办这件事，可以委托一家公司或自己购买。这样可以在展览期间制造和谐的谈判气氛。
3~5天以前
进场搭建一般是3天左右，最长是5天，这一般是展会主办单位决定的。
博览会中
一般展览服务公司在整个项目中，都会派专门的项目经理全程跟踪。除了项目经理之外，还会有电工、木工、美工到场，解决可能会发生的技术问题。
展会中，安全问题不容忽视。安全问题涉及人身和财务的安全，而且关系到参展公司的形象。展会现场管理，休息期间的保安工作都不容忽视。安全保障很大程度上也取决于展览服务公司的安装质量，例如一些展会上也发生过顶棚坍塌、LO GO标志掉下来造成人员伤亡，电路设计的不专业导致参展商的电器被烧坏等故事。
参展的最后一天
展会结束后，要保证所有参展物品、设备、资料完好无损地撤离。在拆展台的时候，很容易出现展品展览设施被盗的现象，因此要及时预订好保安人员，照看展品和车辆的运输。
一般到展会尾声的时候，人们都会有所松懈。拆卸展台的时候更要注意安全问题。有的时候由于时间紧张(例如紧接着就有下一个展会)，在参展客户还没有撤离的时候，就要拆卸展台，操作不当会造成人员伤亡。
博览会刚刚结束
展览会结束后不是放松的时候，还有很多工作要处理。首先不要忘了对接触者的承诺，做好后续工作，例如电话联络、寄材料、约定会面时间、寄样品等等。这样，那些接触者才会感觉自己受到了重视。
如果近期还要参加其他的展览，可以委托展览服务公司保管物品、活动道具、展柜。专业的展会服务公司都有自己的仓库，所以当客户提出这个要求的时候可以满足。
另外还要填写展览服务公司发过来的客户调查表，进一步就展会效果与专业人士进行沟通，获得反馈，探寻改进的可能性。
总之有始有终的策划、组织和总结一次展览会，才能取得最好的效果，才能避免前期付出的劳动和费用付诸东流。
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